De wijziging van de Gids Proportionaliteit van (juli2019/januari 2020) ziet op de vergoeding van inschrijvingskosten (tenderkosten) bij aanbestedingen. Op 3 juli 2019 heeft de minister van Economische Zaken en Klimaat een ontwerpbesluit tot wijziging van het Aanbestedingsbesluit, het Aanbestedingsreglement Werken 2016 en de wijziging van de Gids Proportionaliteit aan de Tweede Kamer toegezonden . De minister voorziet dat de wijzigingen in werking zullen treden per januari 2020, zij is daarbij afhankelijk van het nog uit te brengen advies van de Raad van State.
Verplichte toepassing
In het Aanbestedingsbesluit is de Gids Proportionaliteit als “richtsnoer” aangemerkt. Dat betekent dat aanbestedende diensten de Gids Proportionaliteit (dus ook de regel voor vergoeding van inschrijvingskosten) verplicht moeten toepassen, met dien verstande dat eventuele afwijkingen van de Gids Proportionaliteit door de aanbestedende dienst moeten worden gemotiveerd. De motivering zal de afwijking ook moeten kunnen dragen.
Vergoeding tenderkosten
Zoals gezegd biedt de wijziging van de Gids Proportionaliteit van januari 2020 ruimte voor het toekennen van een tenderkostenvergoeding in geval van hoge tenderkosten. Daarvan kan sprake zijn in het geval de inschrijver ontwerpwerkzaamheden dient te verrichten of in geval van een ingetrokken aanbesteding. Het bestaande voorschrift 3.8 (1e herziening, april 2016) wordt gewijzigd in 3.8A en er wordt een nieuwe bepaling 3.8B aan toegevoegd. De nieuwe voorschriften komen er op neer dat een aanbestedende dienst (1) gehouden is om een [passende, schr.] vergoeding aan te bieden wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving te kunnen indienen en (2) bovendien niet op voorhand iedere vergoeding van inschrijfkosten in geval van een laattijdige intrekking van de aanbesteding mag uitsluiten.
Onvolledige informatie
Bij het uitvoeren van een gedeelte van de te plaatsen opdracht noemt de gids proportionaliteit uitdrukkelijk het voorbereiden/maken van visiepresentaties, maquettes en modellen, schetsen of (constructie-) berekeningen, maar daaraan kan naar mijn mening ook worden toegevoegd de kosten die gemoeid zijn met het verkrijgen en verwerken van informatie voor zover deze informatie door de opdrachtgever niet ter beschikking wordt gesteld, maar het kunnen beschikken over deze informatie wel noodzakelijk is om een inschrijving te kunnen doen.
Tekst van het voorschrift en toelichting
Voorschrift 3.8A: De aanbestedende dienst biedt een vergoeding aan wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen.
Bij Voorschrift 3.8A is in de Gids de volgende toelichting opgenomen:
Zoals een aanbestedende dienst kosten moet maken voor het in de markt zetten van een opdracht, moeten de inschrijvers/gegadigden kosten maken voor de daadwerkelijke inschrijving. Het is van belang deze kosten niet onnodig te laten oplopen en ook niet door heel veel inschrijvers tegelijk te laten maken. Wanneer het onvermijdelijk is dat er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten (denk aan visiepresentaties, maquettes en modellen, schetsen of (constructie-)doorberekening) per inschrijving gemaakt moeten worden, is het proportioneel aan een inschrijver daarvoor een vergoeding te geven.
Voorschrift 3.8B: De aanbestedende dienst sluit niet op voorhand iedere vergoeding van inschrijfkosten uit in geval van een laattijdige intrekking van de aanbesteding.
De toelichting op Voorschrift 3.8B luidt als volgt:
Het op voorhand in alle gevallen uitsluiten in de aanbestedingsstukken van een vergoeding van inschrijfkosten indien de aanbesteding ingetrokken wordt, wordt geacht disproportioneel te zijn. Dat betekent niet dat bij terugtrekking van een aanbesteding altijd sprake dient te zijn van een vergoeding. Een eventuele kostenvergoeding bij een ingetrokken aanbesteding is onder meer afhankelijk van de aard van de aanbesteding, de kosten die gemaakt zijn en de omstandigheden waaronder de intrekking heeft plaatsgevonden. Bij de kosten kan het ook gaan om kosten gemaakt nog voordat tot daadwerkelijk inschrijving gekomen is. Bij de intrekkingsomstandigheden is onder andere van belang wanneer en waarom de intrekking plaatsvindt.
Zie ook het blogbericht over de Handreiking tegemoetkoming inschrijvingskosten.